Die Gemeindeverwaltungen sind derzeit mit einer Vielzahl von Herausforderungen konfrontiert. Künstliche Intelligenz kann helfen, Pflichtaufgaben effizienter zu erfüllen, zum Beispiel indem Baugenehmigungsverfahren optimiert, das Dokumentenmanagement automatisiert oder Bürgeranfragen teilweise von Chatbots beantwortet werden. Durch die Automatisierung standardisierter Prozesse und die Abgabe zeitaufwändiger Routineaufgaben an KI-Systeme kann in der Verwaltung wieder Raum frei werden für kreatives Denken und Projekte, die für ein gutes Stadt- oder Gemeindeklima wichtig sind, aber oft zu kurz kommen. Dadurch entsteht sowohl für die Bürger*innen als auch für die Verwaltungsmitarbeitenden ein direkter Mehrwert.

Doch der erfolgreiche Einsatz von KI in der Gemeindeverwaltung erfordert mehr als nur den Kauf neuer Software – er braucht eine durchdachte Strategie, die alle Beteiligten mitnimmt.

Die Einführung von KI-Systemen darf jedoch kein Selbstzweck sein, sondern sollte immer der Lösung konkreter Herausforderungen dienen. KI ist kein Allheilmittel – oft reicht es, Prozesse grundlegend zu vereinfachen oder mit bewährten digitalen Tools umzusetzen. Voraussetzung dafür ist jedoch, die bestehenden Abläufe im Detail zu kennen.

Prozesse im Detail zu kennen bedeutet mehr, als nur formale Abläufe zu dokumentieren. Es geht darum, zu verstehen, wo tatsächlich Engpässe entstehen, welche Aufgaben Mitarbeitende belasten und wo Bürger*innen auf Hürden stoßen. Dieses Prozessverständnis entsteht nicht durch theoretische Überlegungen, sondern durch echte Einblicke in den Verwaltungsalltag. Daher lohnt es sich, mit den Mitarbeitenden zu sprechen, die täglich in den Abläufen stehen, und mit den Bürger*innen, die die Dienstleistungen nutzen. Erst wenn klar ist, welche Probleme wirklich gelöst werden müssen, lässt sich entscheiden, ob KI die richtige Antwort ist oder ob andere Maßnahmen sinnvoller sind. Eine erfolgreiche Digitalisierung beginnt deshalb immer mit der Frage: Was brauchen die Menschen, die mit diesen Prozessen arbeiten oder sie nutzen?“ KI kann in nahezu jeder Abteilung Mehrwert bieten – von der Finanzverwaltung, die riesige Buchungsdatenmengen prüft, über die Kommunikationsabteilung, die Pressemitteilungen und Social-Media-Beiträge vorbereitet, bis hin zum Bauhof, der Winterdienst-Routen optimiert. Es geht ausdrücklich nicht um Personalabbau, sondern um spürbare Entlastung: KI-Systeme übernehmen wiederkehrende Routineaufgaben, damit Mitarbeitende Zeit für komplexe, wertschöpfende Tätigkeiten gewinnen. Zentral ist beim Einsatz jedoch, dass die letztliche Verantwortung immer beim Menschen liegt. KI liefert Analysen, Vorschläge und Vorarbeiten, doch Fach- und Führungskräfte treffen die Entscheidungen, steuern die Prozesse und tragen die rechtliche sowie ethische Verantwortung. So wird KI zum echten Instrument, um die Arbeit in der Gemeindeverwaltung zukunftsfähig und mitarbeiterfreundlich zu gestalten.

Die Integration von KI in kommunale Abläufe eröffnet großes Potenzial, Verwaltungsprozesse effizienter, bürgernäher und mitarbeiterfreundlicher zu gestalten. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer fundierten Bestandsaufnahme, partizipativen Prozessanalysen und einer klaren Strategie, die KI-Projekte von Anfang an in die Gesamt-Digitalisierungsstrategie einbettet. Kommunen sollten daher:

• • eine Prozessinventur durchführen und Engpässe identifizieren
  • Mitarbeitende und Bürger*innen aktiv in die Analyse einbeziehen
  • Teilprojekte mit schnellen Erfolgen (Quick Wins) starten, um Akzeptanz zu schaffen
  • eine KI-Governance etablieren, die Datenschutz, ethische Leitlinien und Verantwortlichkeiten regelt
  • Kooperationen mit anderen Kommunen und Anbietern nutzen, um Ressourcen zu bündeln

Wir laden alle interessierten Gemeinden ein, mit uns ins Gespräch zu kommen: Ob Sie ein Pilotprojekt planen, eine Potenzialanalyse durchführen möchten oder eine individuelle KI-Roadmap brauchen – das Team der Human IT Service GmbH/HIT-Bürgerbeteiligung unterstützt Sie bei jedem Schritt. Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch oder eine gemeinsame Projektplanung. Gemeinsam machen wir Ihre Verwaltung fit für die Zukunft.

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Ein Bereich in der künstlichen Intelligenz das eigene Leben sehr direkt berührt ist das Smart Home. Ein Smart Home ist eine vernetzte Wohnumgebung, in der Geräte durch Autonomie (selbstständiges Handeln), Konnektivität (Datenaustausch mit anderen Geräten/Internet) und Kontextbewusstsein (Sensorerfassung von Umgebungsdaten) optimiert agieren. Zu den Hauptanwendungen gehören Hausautomation wie Licht oder Heizung, Sicherheitssysteme wie zum Beispiel Kameras, aber auch Gesundheitsmonitoring und Unterhaltungsgeräte wie zum Beispiel Smart Speaker. Der Fokus liegt dabei auf dem privaten Wohnbereich.

Immer mehr Haushaltsgeräte sind mit dem Internet verbunden und verfügen dabei zum Teil über KI-Anwendungen. Damit versprechen Sie einen zusätzlichen Mehrwert für Ihre Nutzer*innen, sammeln eben aber auch sehr persönliche Daten aus einem intimen Lebensbereich – den eigenen vier Wänden. Wenn also nicht im Gerät selbst schon KI vorhanden ist, werden die gesammelten Daten spätestens in den Datenbanken der Hersteller zur Basis von KI-Analysen.

Das ist nicht grundsätzlich problematisch, jedoch kann es auf verschiedenen Ebenen zum Risiko werden. Vor allem wenn es den Nutzer*innen nicht bekannt ist, was mit ihren Daten geschieht. Aber auch, weil zum Zeitpunkt des Datenteilens häufig nicht klar sein kann, was aus den Daten alles geschlossen werden kann.

Das Risiko für die Nutzer*innen ist dementsprechend auf mehreren Ebenen vorhanden:

Das ist einerseits die vielen Kameras die beispielsweise in Kühlschränken, aber auch Staubsaugerrobotern eingebaut sind. So ein Staubsaugerroboter filmte beispielsweise eine Frau, wie sie auf der Toilette saß. Später war das Video auf Youtube zu finden. [1]

Doch manchmal ist das Risiko deutlich weniger augenscheinlich und möglicherweise auch erst in der Zukunft relevant: Unter dem Stichwort Prädiktive Privatheit[2] verbirgt sich ein Konzept, dass davor warnt, dass aus scheinbar harmlosen Verhaltensdaten (wie Browserverlauf oder Social-Media-Aktivitäten) intime Merkmale wie sexuelle Orientierung, politische Einstellungen oder Gesundheitsrisiken vorhergesagt werden können – selbst, wenn diese nie explizit preisgegeben wurden.

Selbst anonymisierte Daten können durch solche Rückschlüsse wieder identifizierbar werden, in dem durch den Vergleich mit bekannten Informationen über eine Person diese Daten wieder zugeordnet werden.

Diese Prozesse sind in der alltäglichen Nutzung meistens nicht zu durchschauen und in der Nutzung ist es meist nicht möglich eine qualifizierte Zustimmung zu der konkreten Verwendung der Daten zu geben. Weil in dem Moment der Erhebung, nicht klar ist, dass dies überhaupt geschieht und den Nutzer*innen eben auch nicht die volle Tragweite der Entscheidung bewusst ist. Dies stellt auch eine akute Leerstelle im aktuellen Rechtsstand dar.

Weitere Details lassen sich im AI&Society erschienen Artikel nachlesen. Dort skizziere ich gemeinsam mit Wulf Loh vom Internationalen Zentrum für Ethik in den Wissenschaften (Uni Tübingen) diese Problemlage und wie ein Meta-Assistent ein Weg sein könnte, um zu ermöglichen Smart Home Geräte zu nutzen und von ihren Vorteilen profitieren zu können, aber gleichzeitig die Kontrolle über die eigenen Daten zu behalten. Der Artikel mit dem Titel „Data autonomy and privacy in the smart home: the case for a privacy smart home meta-assistant” ist hier aufrufbar https://link.springer.com/article/10.1007/s00146-025-02182-4

Die Idee des Meta-Assistenten wurde im Projekt DAMA gemeinsam durch das Fraunhofer IAO und das Internationales Zentrum für Ethik in den Wissenschaften erforscht. Das Projekt wurde durch die Baden-Württemberg Stiftung gefördert.

 

 

[1] https://www.technologyreview.com/2022/12/19/1065306/roomba-irobot-robot-vacuums-artificial-intelligence-training-data-privacy/

[2] https://rainermuehlhoff.de/predictive-privacy/